Zoeken

5 stappen om beter te plannen en jouw productiviteit te verhogen

Bijgewerkt op: 24 mrt. 2021

"If you fail to plan, you are planning to fail!" - Benjamin Franklin


De toelatingsproef arts en tandarts komt stilaan dichterbij. Terwijl veel studenten intensief bezig zijn met hun voorbereiding, ondervinden velen van hen gelijkaardige problemen wat planning en productiviteit betreft.


In deze blogpost neemt Filip, onze vakspecialist fysica, de problematiek van planning en productiviteit onder de loep.


Ben je al ingeschreven voor het gratis proefexamen dat SlaagTAT organiseert op zaterdag 24 april? Neem zeker deel aan dit leerrijke event en schrijf je hier in!


Stap #1: Identificeer het probleem


Je kent het gevoel wel. Je weet wat je te doen staat, je hebt zelfs een planning opgesteld, maar na een paar dagen merk je dat er maar bitter weinig van deze planning uitgevoerd is. Het is niet uitzonderlijk dat studenten last hebben met het opstellen van een goede planning, deze effectief uit te voeren en bij te sturen.


De “lockdown” en COVID-maatregelen hebben dit probleem voor vele studenten in de verf gezet. In principe zou er meer tijd ter beschikking moeten zijn om je planning uit te voeren: er zijn minder verplaatsingen, minder activiteiten die plaatsvinden etc. Desondanks het feit dat vele studenten een "legere" kalender hebben, vertaalt dit zich niet bij iedereen tot een hogere productiviteit.


In vele gevallen is het zelfs andersom: vanuit verschillende hoeken horen we dat studenten het gevoel hebben dat ze minder productief zijn dan voor de COVID maatregels.


Er zijn een aantal verschillende oorzaken die er toe bijdragen dat de productiviteit voor vele studenten gedaald is:


Er is minder structuur in de dag en de week. Productiviteit gaat hand in hand met een goede structuur in je dag en je week. Als er minder "externe verplichtingen" zijn (naar school gaan, naschoolse activiteiten, etc.) lijken dagen steeds meer op elkaar en breek je minder met je huidige omgeving. Voor universiteits-of hogeschoolstudenten kunnen tegenwoordig ook vele lessen achteraf bekeken worden, wat vaak uitstelgedrag in de hand werkt. Ook is er is vaak minder om naar uit te kijken, wat een negatieve impact kan hebben op de motivatie die je voelt.


Alles verloopt virtueel. Vele lessen verlopen volledig online. Studenten brengen nu (nog meer dan voor de COVID maatregelen) zeer veel uren per dag door terwijl ze naar een scherm aan het kijken zijn. Dit kan niet enkel vermoeiend zijn voor uw ogen, maar dit is ook een gateway naar vele afleidende activiteiten die saboterend werken voor jouw productiviteit: sociale media, nieuwswebsites, chatapplicaties etc.


Studenten ervaren minder 'peer pressure'. Indien je minder met andere studenten in aanraking komt, ervaar je ook minder "gezonde druk" om beter je best te doen en jezelf te motiveren.


Er ontbreekt vaak een goed gedefinieerde werkplek. Het gevaar is dat studenten zich beginnen ontspannen waar ze studeren. In plaats van een (sociale) ontspannende activiteit, kijken ze aan dezelfde bureau waar ze studeren ook een film of serie.


Deze verschillende zaken kunnen ertoe leiden dat er minder gestructureerd en geconcentreerd gewerkt wordt. Studenten zullen dan sneller beginnen achterlopen op de planning (als ze die al gemaakt hebben). Dit gooit dan olie op het vuur en op deze manier geraakt de student steeds meer achter op schema. Zo geraakt de student steeds verder verwijderd van zijn of haar ideale voorbereidingstraject richting de toelatingsproef.


Stap #2: Formuleer de oplossing


Gelukkig is er ook goed nieuws. Er zijn namelijk vele acties die je zelf kan ondernemen om deze problemen weg te werken en het heft in eigen handen te nemen. Met een duidelijk begrip van wat de invloedfactoren zijn die jouw productiviteit beïnvloeden, kunnen we onszelf hiertegen wapenen en erin slagen om elke week de nodige progressie te boeken die noodzakelijk is voor een optimale voorbereiding.


Het eerste wat we kunnen doen is een duidelijke planning op te stellen, vertrekkend van een high-level perspectief tot een gedetailleerde dagplanning. Daarna moeten we verzekeren dat we de vooropgestelde planning ook effectief uitvoeren. Dit doen we door een aantal principes toe te passen die onze productiviteit verhogen. Als laatste stap moeten we dit proces voortdurend herevalueren en bijsturen.

Figuur 1: Gefaseerde oplossing.

Stap #3: Stel je planning op


High-level plan van aanpak. Een eerste stap die we moeten zetten is de resterende tijd en de gewenste voorbereiding in kaart te brengen. Er resteren bij het schrijven van deze blogpost nog een 14-tal weken tot aan de toelatingsproef. In deze tijdspanne moet je je zo grondig mogelijk zien voor te bereiden.


Je definieert best zelf hoe je je effectief zal voorbereiden: welke cursus zal je gebruiken? Hoeveel keer wens je alles te hebben herhaald alvorens de toelatingsproef plaatsvindt? Typisch wensen studenten toch 2 of 3 keer volledig door alle leerstof te gaan alvorens ze deelnemen aan de toelatingsproef. Je dient hier rekening mee te houden en hier voldoende tijd voor te voorzien in je planning.


Tussentijdse targets om naartoe te werken. Het is een goede praktijk om "mijlpalen" te definiëren waar je naartoe kan werken. Deze targets mogen vrij ambitieus zijn. Op deze manier zullen deze ook motiverend werken. Het gratis proefexamen van zaterdag 24 april is een ideale gelegenheid hiervoor. Het legt je een deadline op om effectief met al je leerstof klaar te proberen zijn. Met dit proefexamen heb je dan een representatief meetpunt, en aan de hand van het persoonlijk rapport dat je ontvangt, kan je dan op gerichte wijze aan de slag in de laatste twee maanden van je voorbereiding.


Weekplanning: chunking. Na de definitie van deze tussentijdse targets, maak je best een kalender aan om de komende maanden in kaart te brengen. Duid de targets hier duidelijk op aan. Nu kan je terugrekenen om te zien hoeveel leerstof je elke week ongeveer zal moeten verwerken om die vooropgestelde target te kunnen halen. Bv. 1 hoofdstuk van elk vak per week. Je kan nu bepalen op welke dag je welk vak zal moeten verwerken om deze weektarget te halen.


Dagplanning: detail met rollende horizon. Nu het duidelijk is welke hoofdstukken je per week dient te hebben gezien, kan je een fijnmazige dagplanning opstelling. Dit doe je best dag per dag. Het heeft niet veel zin om in detail al vele dagen vooruit te plannen. De realiteit leert namelijk dat planningen steeds moeten worden aangepast aan de wijzigende omstandigheden. Bv. als je merkt dat een bepaald hoofdstuk van het ene vak vlotter gaat dan verwacht, en een hoofdstuk van een ander vak een stuk lastiger, dan kan je hier in je volgende dagplanningen rekening mee houden. Probeer erg duidelijk te zijn wat je de volgende dag exact wenst af te werken. Daar waar een weekplanning nog vrij ruw kan zijn, moet een dagplanning zeer exact gemaakt worden. Het moet namelijk kristalhelder zijn wat je die dag allemaal moet doen. Dit creëert duidelijkheid voor jezelf en zal je ook motiveren.



Stap #4: Houd structuur aan en verhoog je productiviteit


Nu je een planning hebt, moeten we er ook voor zorgen dat deze effectief kan uitgevoerd worden. Deze sectie bespreekt een aantal belangrijke principes die je hiermee op weg kunnen zetten.


Time-blocking en structuur. Het is erg belangrijk dat je zo veel mogelijk structuur in je dag probeert aan te houden. Opstaan en gaan slapen op hetzelfde uur, studeren op dezelfde tijdstippen, ontspannen op voorgedefinieerde tijdstippen... De uren die je voorziet voor studie kan je best "afblokken": maak duidelijk aan je omgeving dat je dan voor niets anders beschikbaar bent en niet mag gestoord worden.


Afleiding verwijderen: "de dood door de 1.000 messteken". Het is belangrijk om tijdens deze uren die voorzien zijn voor studie, zo veel mogelijk afleiding te verwijderen. De figuur hieronder toont een aantal "tijdsdieven" die knagen aan jouw productiviteit: radio, tv, sociale media, het nieuws checken... Als je je slaagkans wil maximaliseren, raden we sterk aan om hier (tijdelijk) met de grove borstel door te gaan. Elimineer zo veel afleiding als mogelijk.

Toelatingsproef Arts & Tandarts
Figuur 2: De vele oorzaken van het verlies van focus.

Geprioriteerde to-do lijst. Vanuit je dagplanning zou je een zeer duidelijke to-do lijst moeten hebben die je vertelt wat je vandaag allemaal moet afwerken. Begin hier steeds bij het belangrijkste item op de lijst. Vermijd "productieve procrastinatie" en werk steeds aan de nummer 1 prioriteit.


Inspanning vs. ontspanning. Indien je geconcentreerd en hard doorgewerkt hebt tijdens de uren die je voorzien hebt voor je studie, ben je het aan jezelf verplicht om ook deftig te ontspannen. Dit doe je best op een plaats die niet je studieplek is. Idealiter kan je naar buiten gaan voor frisse lucht en een ontspanning "weg van de schermen". Zo kan je vol energie aan de volgende studie-uren beginnen.


Figuur 3: Tracht steeds om de grijze zone tussen inspanning en ontspanning te vermijden.


Stap #5: Herevalueer en stuur tijdig bij


Het is quasi onmogelijk om heel ver vooruit in detail te plannen en dit dan gedurende lange tijd te kunnen uitvoeren. We moeten flexibel genoeg zijn om onze planning te kunnen aanpassen aan de hand van de zaken die we bijleren of de omstandigheden die wijzigen. Je moet dus op regelmatige tijdstippen je planning herbekijken om te zien waar je deze moet bijsturen. Een goede planning is een "levend document" dat je dagelijks of wekelijks monitort, bespreekt en bijstuurt. Wat zijn de oorzaken dat je bepaalde zaken op de planning niet hebt kunnen afwerken in de voorziene tijdspanne? Was de planning onrealistisch of was je productiviteit niet wat het had moeten/kunnen zijn? Heb je wel steeds op de belangrijkste actiepunten gewerkt?


Laat ons zeker weten waar jij persoonlijk moeite mee hebt. Ervaar je problemen met het opstellen van een planning? Heb je duidelijke targets om naartoe te werken? Lukt het jou om elke dag een hoge productiviteit te hebben?


We wensen jou alvast erg veel succes met het maken én volgen van je planning in de komende weken en maanden.


- Filip van SlaagTAT



303 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven